O sistema ERP é uma das melhores soluções para planejamento de recursos empresariais, mas muitos gestores e empresários ainda não conhecem essa importante inovação e, por isso, não podem desfrutar de suas benesses.
Esse tipo de sistema possibilita a gestão de processos empresariais em todos os níveis e facilita o gerenciamento de um negócio de ponta a ponta, com benefícios em todos os setores.
O resultado é uma análise de dados e processos bastante minuciosa, com informações precisas que podem orientar a tomada de decisões do gestor.
Neste artigo, montamos um guia completo, com tudo que você precisa saber sobre ERP e como escolher a melhor ferramenta para o seu negócio, veja só!
O que significa sistema ERP? ↩
ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão, em bom português, uma ferramenta tecnológica que pode orientar o gestor a otimizar processos e garantir a integração de todas as áreas de uma empresa.
O sistema surgiu em meados da década de 1990, como uma evolução de softwares MRP e MRP II, que deram os primeiros passos na integração automatizada de contabilidade, finanças, vendas, aquisições, estoque e produção.
Especialmente após a virada do século, o modelo ERP se popularizou em todo o planeta, graças aos novos recursos possibilitados pelo aumento da velocidade da internet e o surgimento de novas tecnologias, como o armazenamento em nuvem.
Na prática, o sistema ERP possibilita a centralização de dados em uma única plataforma, garantindo mais fluidez ao fluxo de informações, eliminando dados duplicados e reduzindo as chances de erro.
No fim das contas, o gestor está a um clique de distância de relatórios completos e integrados, que permitem insights importantes sobre a realidade do negócio e, assim, facilitam a tomada de decisão.
Qual a função do Sistema Integrado de Gestão Empresarial? ↩
O sistema ERP pode ser aplicado de maneiras distintas à realidade de um negócio, conforme a necessidade, com vista a uma única finalidade: qualificar a gestão empresarial.
Para começo de conversa, o sistema facilita o monitoramento de vendas, o acompanhamento de pedidos e até mesmo a administração de contas a pagar e a receber de uma empresa.
Além disso, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial dispõe de recursos para gestão de pessoas, controle de processos e comunicação simplificada com colaboradores, fornecedores e parceiros.
Como funciona um sistema ERP? ↩
A operação de um sistema ERP vai depender do setor ao qual o sistema está integrado, mas uma coisa não muda: essa tecnologia possibilita a integração de dados, centralizando as informações mais importantes em um único sistema.
No RH, por exemplo, a ferramenta pode compilar dados pessoais dos colaboradores, informações de pagamento e controle de recursos, evitando pagamentos duplicados.
O ERP também pode ser aplicado no setor produtivo, incluindo controle de estoque, gestão de compras e logística. Desse modo, é possível controlar todo o caminho de uma matéria-prima, desde a entrada no estoque até a chegada às mãos do consumidor.
Até o departamento de marketing pode utilizar ERP como software de gestão, gerando dashboards e relatórios sobre queda de vendas, aumento de demanda e planejamento de campanhas.
Imagine que você é o proprietário de uma loja de roupas que ainda não passou pela transformação digital e tem a maioria de seus processos manuais.
Sempre que chegam novas peças para o estoque, é necessário preencher planilhas que especifiquem a quantidade de roupas, os modelos e os tamanhos disponíveis.
Assim que uma peça é vendida, um colaborador precisa voltar à planilha e atualizar as roupas vendidas, para que se saiba quantas peças ainda estão disponíveis para venda.
Essa atividade vai se repetir inúmeras vezes, aumentando exponencialmente as chances de erro humano, além de comprometer a produtividade da equipe, que precisa sempre interromper as vendas para preencher manualmente as planilhas.
Nesse caso, a atividade humana pode ser facilmente substituída pela atuação de um ERP, que pode automatizar os processos, tornando as atividades mais protegidas contra erros e, mais importante ainda, ainda mais eficientes.
O sistema ERP confere, ainda, alto grau de confiabilidade aos dados, pois, mesmo sem intervenção humana, é praticamente nula a hipótese de erro na inserção de informações no sistema.
Para o empreendedor, o impacto é extremamente positivo, pois basta um simples clique para saber exatamente quantos produtos estão armazenados em estoque, como está o fluxo do caixa e o controle de pedidos, entre outros.
Vantagens de um ERP ↩
Um sistema ERP pode beneficiar praticamente todos os setores de uma empresa, não importa sua área de atuação ou tamanho.
Afinal, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial permite a simplificação de processos, a utilização de recursos de inteligência para geração de relatórios, controle de estoque, custos e logística, controle de prazos e gestão integrada de dados, entre outros.
Confira as principais vantagens dessa tecnologia!
Mais produtividade ↩
Com processos automatizados e otimizados, será possível produzir mais em menos tempo e com menos recursos.
Na prática, isso significa que seus colaboradores poderão investir seu tempo de trabalho em tarefas que agregam mais valor para o seu negócio, deixando as ações mais monótonas e passíveis de erro a cargo da tecnologia.
Melhores insights ↩
Uma vez que as informações estão atualizadas e centralizadas em um único sistema, o gestor tem acesso a dados valiosos a respeito dos processos e do panorama geral da empresa.
Isso quer dizer que tudo que você precisa para resolver questões essenciais e tomar decisões mais estratégicas estará ao seu alcance sem prejuízo de tempo.
Eficiência na emissão de relatórios ↩
Como todas as informações ficam retidas no sistema ERP, será possível emitir relatórios de finanças, negócios, estoque e resultados com muita facilidade.
Esses relatórios se tornam, então, importantes ferramentas que orientam o gestor em suas tarefas e possibilitam a otimização do desempenho.
Menos riscos ↩
Outra grande vantagem possibilitada pelo Sistema Integrado de Gestão Empresarial é a redução significativa de riscos, pois o gestor pode contar com informações transparentes a respeito do controle dos negócios.
No fim das contas, isso facilita o compliance em relação à legislação e regulamentação da atividade produtiva, além de facilitar o diagnóstico e a correção de eventuais erros que podem gerar riscos às finanças ou à produtividade da empresa.
TI simplificada ↩
Como o sistema ERP centraliza informações em um único banco de dados, as operações de TI são simplificadas, o que pode render bons frutos para o negócio.
Além de facilitar a implementação de novas tecnologias e otimizar o aproveitamento dos recursos tecnológicos da empresa, isso significa menos custos com TI e, por isso, mais economia para a corporação.
Mais agilidade ↩
Qualquer empresa que deseja se firmar no topo do mercado precisa ser capaz de responder com eficiência a problemas ou oportunidades.
Nesse sentido, o sistema ERP pode ser bastante vantajoso, já que consegue gerar dados e relatórios atualizados em tempo real, possibilitando a identificação de novas oportunidades ou o diagnóstico de problemas com mais rapidez.
Tipos de ERP ↩
Por mais que todos os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial tenham a mesma finalidade — otimizar processos —, não existe apenas um tipo de sistema ERP.
Pelo contrário, sistemas mais modernos podem ser aplicados de várias formas, cada uma com suas próprias vantagens para cada modelo de negócios, confira!
ERP na nuvem ↩
O modelo Cloud ERP, ou ERP na nuvem, mantém o sistema hospedado em uma nuvem que pode ser acessada remotamente, via internet.
Nesse caso, quem fornece o software é responsável por manter o sistema com a manutenção em dia, devidamente atualizado e seguro, como um serviço que a empresa contrata.
O formato em nuvem é o mais utilizado hoje em dia por oferecer várias vantagens ao negócio, como custos iniciais mais baixos, facilidades de integração, mais escalabilidade, entre outros.
ERP on premise ↩
O sistema ERP on premise é considerado o mais tradicional, pois confere à empresa o controle de tudo em relação ao software.
Para que esse formato seja implementado, é necessário instalar o software ERP no banco de dados desejado e cuidar para que o programa esteja sempre com a manutenção adequada. Ou seja, tudo deve ser feito pela sua própria equipe.
Como esse modelo pode sair mais caro, muitas empresas têm migrado seus sistemas para nuvem, mas fique atento, pois essa substituição precisa ser cuidadosamente planejada para evitar perda de dados e funcionalidades.
ERP híbrido ↩
Para algumas empresas, um software em nuvem não é o suficiente para atender as necessidades do negócio: é necessário investir em um sistema híbrido, que combine funções de nuvem e on premise.
O ERP híbrido, também chamado de ERP de duas camadas, permite que parte das aplicações e dos dados fique armazenada em nuvem, enquanto outros aplicativos e informações são armazenados on premise.
Qual o tipo de sistema ERP mais barato? ↩
O custo total de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial vai depender de vários aspectos, como o fornecedor de software escolhido, o método de implementação e até os módulos selecionados para instalação.
Em geral, o ERP na nuvem sai mais barato que o ERP on premise, já que, no caso da nuvem, a empresa não tem gastos com hardware ou a contratação de especialistas em TI para operação do sistema.
Nessa hipótese, basta que a empresa arque com os custos de assinatura, que pode ser mensal ou anual, para que o sistema opere plenamente.
Fonte: [Freepik](http://Backup de dados foto criado por rawpixel.com - br.freepik.com)
Como o Sistema Integrado de Gestão Empresarial atua na segurança de dados? ↩
Por mais que seja indispensável para otimizar os processos empresariais, o sistema ERP não tem reflexos apenas no aumento da produtividade e na economia de recursos de uma empresa.
Essa tecnologia também confere alto grau de segurança às informações, o que pode aumentar a competitividade do seu negócio e a qualidade do relacionamento com os clientes.
Esse ambiente digital é muito mais seguro porque conta com diversas camadas de proteção de dados, impedindo a perda de informações e otimizando a recuperação de dados perdidos, caso ocorra alguma situação inesperada.
Para isso, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial pode utilizar diferentes recursos, veja só!
Criptografia ↩
Os sistemas ERP que dispõem de recursos mais avançados de segurança podem utilizar dados criptografados para impedir o acesso de usuários não autorizados a informações sigilosas.
Isso acontece por meio de protocolos codificados que embaralham dados e exigem recursos de decriptografia para tornar as informações legíveis.
Firewalls ↩
A maioria dos sistemas ERP monitoram o tráfego entre os setores da empresa que utilizam o software e o banco de dados.
Dessa forma, é possível controlar o fluxo de informações e bloquear ataques maliciosos automaticamente, sem comprometer o funcionamento do sistema.
Controle do acesso de dados ↩
O recurso de segurança mais comum aos Sistemas Integrados de Gestão é o acesso restrito aos dados.
Assim, as informações só podem ser acessadas exclusivamente por colaboradores e gestores autorizados, com registro de quem acessou os dados com data e horário.
Como escolher o melhor sistema ERP para a sua empresa ↩
O primeiro passo para escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio é avaliar se a sua empresa precisa, de fato, desse tipo de software.
Seu time leva muito tempo para realizar tarefas que poderiam ser automatizadas? O gestor perde muito tempo para acessar dados importantes sobre o funcionamento da empresa? Seu negócio lida com vários fornecedores simultaneamente?
Responder a essas e outras perguntas a respeito da operação do seu negócio pode ajudar a diagnosticar a necessidade da implementação de um Sistema Integrado de Gestão.
Depois de confirmar que o ERP pode ser um recurso valioso para o seu negócio, é preciso procurar soluções inteligentes e que sejam compatíveis às necessidades e à atuação da sua empresa.
Isso quer dizer apontar as etapas de implantação do software, escolher criteriosamente o fornecedor do sistema e definir a equipe responsável por acompanhar ativamente o projeto.
Dessa forma, será necessário contar com o serviço de uma equipe especializada para que a implementação do novo sistema seja eficiente, rápida e adequada às necessidades da organização.
O trabalho não acaba por aí: é importante apontar métricas que possibilitem mensurar o impacto do software no dia a dia e dos resultados da empresa, além de garantir que seus colaboradores estejam devidamente capacitados para utilizar os novos recursos.
