Prezar pela qualidade e eficiência dos processos de compras é fundamental para potencializar os resultados de qualquer empresa.
Afinal, sofrer com excesso ou falta de estoque, adquirir matérias-primas de qualidade inferior ou desperdiçar preciosos recursos são situações com potencial para causar grandes estragos em um negócio.
Assim sendo, mais do que dispor de verba para compras, é imprescindível lidar com esses processos de maneira estratégica e assertiva. Neste artigo você vai descobrir como otimizar a gestão de compras na sua empresa. Veja só!
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Gestão de processos de compras: como funciona na prática? ↩
À primeira vista, pode parecer que adquirir suprimentos para uma empresa é uma tarefa relativamente simples: basta reservar uma parte do orçamento para essa finalidade e ir ao mercado.
O que essa visão simplista não mostra é que administrar adequadamente os processos de compras não começa na necessidade de determinado item nem termina quando a conta é paga.
Tudo começa na gestão adequada do estoque, para que seja possível antecipar necessidades futuras e evitar compras desnecessárias ou aquém do que a empresa precisa.
Depois, é importante realizar uma seleção adequada dos melhores fornecedores, considerando não apenas os preços, mas as datas de entrega, a qualidade dos produtos, a disponibilidade no estoque, entre outros quesitos.
É também na gestão de compras que é possível apontar prazos de vendas, avaliar possíveis mudanças na demanda, prever preços e serviços, planejar a distribuição, entre outras etapas fundamentais para o sucesso logístico de uma corporação.
Na prática, isso significa que o setor de compras deve se relacionar sempre com os demais setores de uma empresa, podendo influenciar na tomada de decisões e até representar um grande trunfo no orçamento de uma organização.
Se comprar já foi considerado apenas uma ação, hoje as empresas devem lidar com esse setor como uma etapa indispensável para o crescimento do negócio.
O que são processos de compras? ↩
A gestão de processos de compras atua em nome da eficiência dos processos de aquisições de uma corporação.
É esse setor que vai definir as estratégias para a compra de insumos, mercadorias, materiais de escritório e quaisquer outros itens importantes para a operação de uma empresa.
Desse modo, o setor de compras é responsável por negociações com fornecedores e parceiros, gestão de estoque, controle de gastos, controle de qualidade de matérias-primas, entre outras etapas dos processos de aquisições.
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Como funcionam os processos de compras na prática? ↩
Em geral, as etapas dos processos de compras devem ser padronizadas, com fluxos bem-definidos e que possam ser repetidos ou alterados sem maiores dificuldades.
O setor é responsável por planejar as compras conforme as necessidades de cada time, especificando o produto e a quantidade a ser comprada, o orçamento disponível para a aquisição, o nível de prioridade da compra, prazos de entrega e melhores fornecedores.
É também no setor de compras que serão negociados os termos e condições de aquisição, o registro adequado das negociações e cotações, as emissões de pedidos e ordens de compra, a assinatura dos contratos e o controle de entrega.
Além disso, os profissionais de compras devem determinar o destino dos produtos adquiridos, estimar as despesas com estoque, garantir um fluxo constante e sustentável de suprimentos e até emitir relatórios de uso na organização.
Depois de seguir todas essas etapas, a gestão de compras deve reunir e encaminhar ao setor financeiro as notas fiscais dos produtos, serviços e suprimentos adquiridos para pagamento.
- Leia também: Por quê adotar plataformas de compras?
Problemas na gestão de compras ↩
A empresa que não segue os passos necessários durante os processos de compras e suprimentos comete um erro estratégico que pode custar caro.
Imagine que você trabalha na produção de determinado produto e enviou um pedido de compra de insumos para o setor responsável. O e-mail, no entanto, acabou caindo na caixa de lixo eletrônico.
O setor de aquisições não foi informado e o seu estoque de insumos pode se esgotar, forçando a paralisação dos processos de produção por tempo indeterminado, até que as matérias-primas sejam compradas, pagas e enviadas pelo fornecedor.
Como você percebeu, tudo começa com um erro simples, o encaminhamento de um e-mail, e acaba comprometendo o lucro do negócio diante da interrupção da produção.
Para não cair nessas armadilhas, a melhor alternativa é seguir passo a passo a estratégia de aquisições e se atentar para eventuais falhas que possam prejudicar a sua empresa.
Confira os principais erros da gestão de processos de compras!
Processamento lento de pedidos ↩
O intervalo entre o pedido de compra por um setor e a conclusão da aquisição é determinante para o sucesso de uma empresa.
De nada vale o setor de produção solicitar uma matéria-prima e demorar um longo período até receber os insumos para prosseguir com suas operações, sob o risco de interrupção da produção.
Em empresas mais enxutas o problema pode ser ainda mais grave. Se o setor de compras opera com poucos funcionários e todas as etapas são feitas manualmente, o processamento de pedidos de compra pode ser ainda mais lento e ineficiente.
Por isso, é fundamental utilizar um modelo padronizado de pedidos, que permite recolher as informações necessárias para cada compra de uma vez só, tornando possível prosseguir com os pedidos de compra com mais rapidez e diminuindo as chances de erros.
O processo pode ser bem simples, como um formulário que aponta o que precisa ser comprado, qual o setor responsável pelo pedido, o prazo ideal para entrega e outras informações que possam acelerar o processamento do pedido.
Funcionários desmotivados ↩
Processos de compras podem ser repetitivos e cansativos até mesmo para os profissionais mais motivados, o que aumenta as chances de erros e pode culminar na necessidade de retrabalhos.
Se a sua empresa cresceu, nada mais racional que ampliar seus departamentos de compras e financeiro para manter a operação otimizada e evitar a sobrecarga de trabalho da equipe.
Por essas e outras, é importante garantir que seu time esteja motivado e capacitado o suficiente para cumprir sua função estratégica.
Descontrole de dados ↩
Especialmente em empresas que ainda utilizam muitos processos manuais, o descontrole de dados sobre as compras pode ser catastrófico para um negócio.
Se a sua equipe passa muito tempo processando pedidos em papel, comunicando-se com outros setores para solicitar esclarecimentos sobre pedidos ou atualizando os diferentes departamentos a respeito dos pedidos já feitos, é provável que aumentem as chances de erros e desperdícios.
Em outras palavras, é importante garantir que seu time disponha de dados organizados sobre pedidos, compras efetuadas, fornecedores e outras informações que possam facilitar a gestão de compras.
Má gestão de estoque ↩
De nada adianta contar com a emissão eficiente de pedidos e bons fornecedores se a sua empresa simplesmente não tem onde guardar os produtos adquiridos ou, pior ainda, esperou os insumos acabarem totalmente para adquirir novas matérias-primas.
Em outras palavras, cuidar bem do estoque é tão importante quanto manter o setor de compras em pleno funcionamento.
Garanta que esses dois setores tenham uma comunicação eficiente e assertiva para evitar maiores problemas.
Quanto melhor o controle de estoque da sua empresa, melhor será a gestão de saídas e entradas de insumos e, consequentemente, mais eficiente será a gestão de compras.
Relação precária com fornecedores ↩
Caso os processos de compras da sua empresa estejam desorganizados, é possível haver atrasos na emissão de pedidos, na elaboração de contratos ou, até mesmo, no pagamento dos pedidos aos fornecedores.
O resultado pode variar de preços mais altos até o atraso na entrega dos pedidos.
Dessa forma, um setor de compras bem-alinhado deve prezar pela boa relação com fornecedores para garantir compras com melhor custo-benefício, prazos de entrega mais vantajosos e insumos de qualidade superior.
Boas práticas na gestão de processos de compras ↩
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Processos de compras e suprimentos eficientes começam com a definição de um fluxo de trabalho organizado em etapas sequenciais, com ações pré-definidas para atender as necessidades de cada setor.
Algumas práticas simples podem render excelentes resultados para a sua empresa, veja só!
Mantenha uma boa relação com os fornecedores ↩
Parte essencial dos processos de compras e suprimentos é a relação da empresa com seus fornecedores: essa parceria pode gerar frutos ou prejuízos para qualquer negócio.
Mesmo que a sua empresa tenha um fornecedor fixo há anos, mantenha sempre atualizada uma lista com os melhores e mais confiáveis fornecedores, considerando prazos de entrega, qualidade dos produtos e condições de pagamento.
Dessa forma, se um dia o seu fornecedor deixar a sua empresa na mão, você poderá entrar em contato com o próximo da lista sem perder muito tempo e, consequentemente, sem prejudicar a produção da sua empresa.
Além disso, não deixe de cultivar a relação da sua organização com os fornecedores: essa ação é estratégica e pode significar compras mais vantajosas.
Compras alinhadas com as necessidades do cliente ↩
Os processos de compras devem sempre estar devidamente alinhados às necessidades do cliente final, seja a empresa B2B ou B2C.
Isso quer dizer que sua corporação deve adequar as compras às saídas do estoque e ao volume de produção para evitar o risco de enfrentar problemas com a gestão de estoque ou a falta de insumos.
Conheça os produtos e as atividades da empresa ↩
Antes mesmo de ir até os fornecedores atrás de insumos solicitados pelos demais departamentos, o setor de compras deve conhecer a fundo os produtos e as atividades cotidianas da empresa.
Estão ocorrendo interrupções em certos processos? Os demais setores estão operando com atrasos ou dificuldades? Tem ocorrido desperdício de recursos? Quais os insumos mais indispensáveis para a manutenção da produção?
Conhecer as respostas para essas e outras perguntas é indispensável para determinar estratégias e ações nos processos de compras e suprimentos.
Mantenha os processos de compras organizados ↩
Só é possível organizar as etapas do processo de compra se houver um fluxo bem-definido que aponte quais são essas etapas. Do contrário, cada integrante do time pode seguir suas próprias regras e o processo de aquisição pode se tornar um caos.
Mantenha todos os processos organizados para assegurar que os produtos, serviços e insumos necessários estejam sempre disponíveis.
Assim, será possível evitar desperdícios, manter todos os setores em plena operação e até evitar atrasos na produção.
Pesquise preços e não tenha medo de negociar ↩
A não ser que a sua empresa demande insumos extremamente específicos, as chances são de que você poderá escolher entre diversos fornecedores no mercado para abastecer seu estoque.
Faça uma pesquisa minuciosa antes de fechar a compra, avaliando não apenas os preços, mas a qualidade, os prazos de entrega, as condições de pagamento e outros elementos que possam influenciar o sucesso da operação.
Quem negocia esses fatores pode reduzir custos e aumentar a margem de lucro sem comprometer a qualidade dos insumos e da produção.
Aposte na tecnologia para facilitar os processos de compras ↩
Por mais qualificados que sejam os profissionais do seu time de aquisições, é inegável que processos de compras automatizados são mais eficientes, transparentes e estratégicos para qualquer negócio.
Se a sua empresa conta apenas com processos manuais, desde a solicitação de compra até o pagamento dos pedidos, a margem de erros aumenta exponencialmente: um simples e-mail perdido no processo pode representar semanas de atrasos e prejuízos.
Por isso, invista em soluções tecnológicas para facilitar e otimizar os processos de aquisições.
A Plataforma Online de Compras GoBuyer simplifica a gestão e o controle de fluxo de compras para fornecedores e compradores, reunindo em uma só plataforma tudo o que você precisa para cotar preços, gerar relatórios, gerenciar fornecedores e mais.
Além disso, nosso sistema é totalmente integrável às principais plataformas ERPs disponíveis no mercado: tudo para otimizar os processos de compras da sua empresa de ponta a ponta.
Sua empresa pode contar com um software que emite relatórios e dashboards detalhados com as informações mais importantes dos processos de aquisição, tornando a gestão de compras ainda mais eficiente e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
